Gestão de projetos e sua importância para a eficiência

Segundo informações do Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI), aproximadamente um quinto do Produto Interno Bruto (PIB) em todo o mundo é direcionado à realização dos mais diferentes tipos de projetos. E, para que esses realmente alcancem seus objetivos e sua empresa possa estar dentro dessas estatísticas, é essencial contar com uma gestão de projetos eficiente, a qual otimize processos e aumente a possibilidade de sucesso junto à clientes e investidores.

Afinal, o que é gestão de projetos?

A gestão de projetos pode ser definida como a aplicação de habilidades, conhecimentos, técnicas e ferramentas à cada etapa de um projeto para que esse atenda os requisitos solicitados.

Ou seja, esse gerenciamento visa controlar todo o processo relacionado à elaboração de projetos de forma a administrar e equilibrar etapas e imprevistos para que esses sejam os mais rentáveis e eficientes possível, dentro das mais variadas condições.

Para que haja um controle minucioso, os gerentes de projeto se embasam em indicadores, os quais irão demonstrar se os resultados estão ocorrendo como o esperado ou se é necessário realizar mudanças para melhorá-los.

Entre esses indicadores estão:

Valor agregado

Esse é um dos indicadores mais importantes da gestão de projetos, pois mostra à taxa de entrega do trabalho até o momento. Para calculá-lo há a seguinte fórmula:

Valor agregado = (tarefas concluídas / total a ser realizado) x 100.

Quanto maior for a taxa de VA, maior é a realização de etapas.

Taxa de entrega relacionada à prazo

Esse indicador serve para mostrar se as etapas do projeto estão sendo concluídas no tempo pré estabelecido. O cálculo nesse caso é:

taxa de entrega = valor agregado entregue / previsão de entrega

Resultados acima de 1 querem dizer que o projeto está em adiantado, se for 1 significa que está em dia e, quando abaixo de 1, é um alerta para atrasos.

Taxa de custos em relação ao orçamento

Uma gestão de projetos eficiente deve ser capaz de equiparar os custos de um projeto em relação ao orçamento disponível. Para ajudar os responsáveis nesse sentido há esse indicador, calculado por meio da seguinte fórmula:

taxa de custos = valor monetário das entregas / custos previstos

Resultados acima de 1 querem dizer que os custos estão maiores que o orçamento, iguais a 1 quer dizer que estão alinhados com o planejado e, abaixo de 1, que está havendo economia.

Quais os benefícios desse gerenciamento?

Além das habilidades técnicas, a gestão de projetos deve reunir também as habilidades de gerenciamento e de relacionamento com clientes. Por isso, ela traz uma série de vantagens, as quais englobam o gerente, a equipe e o cliente. Veja as principais delas:

• maior controle dos processos, permitindo a centralização de todas as etapas, prazos, recursos e profissionais envolvidos no projeto;
• cumprimento de cronogramas e minimização de possíveis atrasos a partir do acompanhamento e verificação de todos os processos;
• monitoramento da lucratividade por meio do gerenciamento de custos;
• redução de riscos e prejuízos;
• agilidade nos processos decisórios a partir de informações estruturadas e organizadas;
• engajamento da equipe, pois todos sabem quais são suas responsabilidades e expectativas a serem alcançadas;
• mais satisfação do cliente, já que esse recebe o projeto no tempo previsto, com qualidade e sem custos adicionais.

Como adotar a gestão de projetos?

Para que a gestão de projetos seja realmente satisfatória em uma empresa, é necessário mais do que conhecer as melhores práticas. É essencial também se estabelecer uma metodologia que se adeque à cultura organizacional e aos colaboradores.

Ao contrário do que alguns possam pensar, a metodologia não busca engessar processos ou torná-los burocráticos demais, mas sim deixar claro aos responsáveis o que deve ser feito por eles, além de liberar a criatividade, pois há a padronização e, com isso, menos perda de tempo.

Para que se possa implantar métodos eficientes é preciso analisar:

• a cultura organizacional, que envolve competências e habilidades dos colaboradores;
• necessidades da organização;
• analisar os tipos de projetos e estabelecer padrões para indicadores, papeis e responsabilidades para cada um deles;
• criar projetos pilotos para verificar se determinada metodologia terá sucesso;
• avaliar periodicamente, de forma a corrigir falhas e melhorar os processos de gestão.

Além de aplicar uma metodologia eficaz, é importante também ter metas e objetivos claros, ser realista no momento de estabelecer prazos, por exemplo, descentralizar o trabalho e investir em sistemas e softwares de gestão para facilitar as atividades.

Depois de ler nosso artigo, o conceito e importância da gestão de projetos ficou mais claro? Quer mais informações sobre como alavancar o crescimento da sua empresa, conheça o ciclo PDCA essa técnica ajuda a ter o controle dos negócios.