A gestão do tempo é uma forma de organizar o seu dia para que suas atividades sejam realizadas de forma eficaz.

Você percebe que o seu dia está passando muito rápido e faltam horas para a quantidade de tarefas que você precisa cumprir?

Saiba que você não está sozinho, essa é uma reclamação comum entre a maioria das pessoas: 62% dos brasileiros sofrem com a falta de tempo, conforme aponta os dados do ISMA-BR, divulgados pela Globo.

Quer saber como gerenciar seu tempo de maneira eficiente para aumentar sua produtividade e deixar o seu check-list totalmente concluído no final do dia? Continue lendo esse texto e confira!

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo corresponde a um conjunto de técnicas e métodos cujo objetivo é organizar a rotina de tarefas e compromissos para que uma pessoa tenha a possibilidade de cumprir com cada um deles.

Esse tipo de gestão visa que as atividades, além de serem cumpridas, ainda sejam feitas no prazo estabelecido e que a produtividade cresça.

Qual a importância da gestão do tempo?

Antes de falarmos sobre o porquê você deve investir na gestão do tempo, confira alguns dados que provam que esse gerenciamento é essencial na vida de grande parte da população brasileira:

• 45% dos empreendedores dizem faltar tempo para a empresa, de acordo com dados do estudo feito pelo SEBRAE e divulgado pela Exame;
• 56,4% dos brasileiros afirmam que falta de tempo livre diminuiu ou ficou igual durante a pandemia do coronavírus, conforme apontam dados do Data Folha, divulgados pela Veja;
• 51,6% das pessoas de 25 a 39 anos afirmam não praticar algum esporte por falta de tempo, segundo a Pnad.

Cumprir prazos, metas e alcançar resultados, sejam eles profissionais ou pessoais, sempre estão entre os objetivos diários de cada pessoa. Mas, quando o tempo é mal gerenciado, isso pode ser um grande problema.

Isso porque a falta de tempo afeta todas as áreas da vida de uma pessoa. Sendo assim, a gestão de tempo se torna essencial para que você consiga ter uma boa qualidade de vida, um relacionamento saudável com a sua família e uma alta produtividade em seu trabalho e estudo.

Quais são os benefícios da gestão do tempo?

Quando uma pessoa decide realizar a gestão do tempo e utiliza técnicas eficazes para isso, ela consegue perceber diversos benefícios. Confira:

9 Dicas Práticas para Organizar o Tempo

Nosso objetivo é mostrar que é possível organizar o tempo e aumentar a produtividade. Então, confira algumas dicas simples, mas imprescindíveis para que você se torne um “senhor do seu tempo”.

1 -Identifique o que está “roubando” seu tempo

A desorganização, a procrastinação, a incapacidade de dizer não, as conversas paralelas e as reuniões e relatórios desnecessários, podem estar reduzindo o seu tempo útil. Por isso, tão importante quanto listar as atividades necessárias e suas prioridades, é identificar o que está roubando o seu tempo e dominá-lo, deixando de fazê-lo ou adotando tempo específico para isso.

2- Planejamento para fazer a gestão do tempo

Entre os significados da palavra organização, dois deles merecem destaque: pôr em ordem e estruturar. Ou seja, é essencial que você liste as tarefas que você precisa realizar e determine quando elas serão feitas.

3 – Identifique seu horário nobre

Cada pessoa tem um período do dia em que se sente mais produtivo e com maior capacidade de concentração. Qual é o seu?

Identifique qual é o seu horário nobre e, com a sua lista de tarefas em mãos, destine para este período às atividades que requerem maior atenção ou às mais difíceis.

4 – Organize as tarefas por urgência

Uma das formas de fazer a gestão do tempo, bastante utilizada como ferramenta de Coaching, é a divisão de atividades por ordem de prioridade. Essa é feita da seguinte forma:

• Importantes: atividades que são relevantes e que trazem resultados a curto, médio e longo prazo;
• Urgentes: ou seja, as tarefas fora do prazo ou que surgiram de última hora e precisam ser entregues quanto antes;
• Circunstanciais: sendo as casuais ou desnecessárias.

5 – Faça bem-feito

Entender todos os pontos do trabalho a ser desempenhado facilita a sua execução e reduz a necessidade de que seja refeito ou de grandes ajustes, dessa forma você economiza tempo.

Esse tipo de ação permite que a tarefa seja executada de forma eficiente e que o resultado gerado por ela seja melhor.

6 – É simples? Faça agora!

Tarefas curtas como passar um e-mail, fazer uma ligação ou algo parecido devem ser executadas imediatamente, ou no próximo intervalo entre tarefas complexas.

7 – Liste as pendências para uma melhor gestão do tempo

Há ações que precisam ser desenvolvidas, mas que por qualquer motivo não é possível agora? Então, faça uma lista só com as pendências e tire isso da sua mente. Desta forma você estará mais livre para concentrar a sua atenção no que realmente importa.

8 – Inclua as atividades pessoais na agenda

Os problemas que algumas pessoas têm em relação à gestão do tempo podem ser facilmente solucionados se os compromissos e atividades de cunho pessoal forem incluídas na agenda diária.

Afinal, todos precisam de tempo para estar com a família, participar de atividades de lazer, ir ao mercado, ao banco e outras inúmeras tarefas que devem ser realizadas no cotidiano.

9 – Conte com a tecnologia

Hoje em dia são tantos sistemas e aplicativos para auxiliar na gestão do tempo que é um verdadeiro desperdício deixar de utilizá-los.

Por meio desses recursos é possível, por exemplo, organizar a agenda, receber notificações sobre compromissos, compartilhar listas de tarefas e muitas outras funcionalidades.

Entre as soluções tecnológicas com esse objetivo estão o Trello, o Artia e o Google Agenda. Todos têm versões gratuitas.

Considerações finais

Uma boa gestão do tempo permite que as tarefas sejam concluídas de maneira eficiente e, além disso, proporciona um tempo livre para adicionar em sua rotina novos hábitos, hobbies, entre outros.

Utilizar técnicas que auxiliam nesse processo pode ser essencial para aqueles que ainda tem dificuldade com esse gerenciamento, por isso, as dicas encontradas nesse material são tão importantes.

A produtividade é diretamente afetada pela má gestão do tempo, porém, essa não é o único fator que a prejudica. Confira os 5 vilões da produtividade: clique aqui!

Publicado em 20 de dezembro de 2017.

Atualizado em 30 de agosto de 2022.