O onboarding está relacionado com as atividades realizadas para a integração de um novo colaborador na empresa. Entretanto, com o crescimento constante do índice de trabalho home- office as instituições começaram a buscar meios para recepcionar os novos talentos de forma online, nomeado onboarding remoto.

É importante ressaltar que essa tarefa pode não ser tão fácil assim à distância. Isso porque ensinar e inserir o colaborador na cultura organizacional, bem como construir um relacionamento com os colegas de trabalho remotamente é mais complexo.

No decorrer do artigo vamos abordar melhor sobre o onboarding remoto e apresentar algumas dicas de práticas que você pode implementar para recepcionar e integrar melhor os novos contratados.

A importância de ter um processo definido de onboarding remoto

A tradução de onboarding para o português, significa “embarcar”, que pode ser compreendido como uma imersão no contexto de uma instituição.

Portanto, o processo de integração é entendido como a base para o sucesso e a participação dos novos colaboradores.

Uma estratégia bem definida é especialmente relevante para os funcionários remotos, porque eles não têm muitas oportunidades de participar organicamente das metodologias e da cultura da empresa.

O onboarding remoto não permite que o novo integrante seja recepcionado com um kit de boas vindas sobre a mesa do escritório, também não existe a possibilidade de fazer um tour pelos setores da empresa para conhecer os demais membros da organização e entender como tudo funciona.

Um programa de integração é um passo fundamental para a retenção de talentos, é por isso que ele deve ser colocado em prática mesmo à distância.

Fazer com que os novos colaboradores se sintam acolhidos é muito importante para incentivar a motivação e engajamento deles na realização das tarefas, impulsionando consequentemente o desenvolvimento e sucesso da organização.

Mesmo que o profissional já tenha experiência no cargo, o processo de onboarding remoto é o momento ideal para moldá-lo de acordo com os objetivos da empresa, de modo que suas visões e valores permaneçam alinhados.

Principais desafios do onboarding remoto

Entre os principais desafios do onboarding remoto está a dificuldade em inserir o novo colaborador na cultura organizacional e conseguir um bom relacionamento entre ele os demais membros da equipe.

Além disso, garantir que a comunicação seja eficaz é outra dificuldade encontrada no onboarding remoto. Isso acontece porque o diálogo virtual pode abrir brechas para diferentes interpretações.

Outro ponto importante, porém, muito esquecido é o suporte técnico virtual. Ele é extremamente necessário para enfrentar os contratempos que podem surgir ao longo da recepção do colaborador.

Para evitar ao máximo esses problemas é preciso garantir que o novo contratado tenha acesso antecipado a todas as informações e softwares que serão utilizados para a sua integração.

Problemas como erros de login ou softwares incompatíveis com o sistema operacional do computador de trabalho do colaborador podem acontecer, e por isso é necessário ter uma equipe de suporte para resolvê-los.

Acompanhar o processo de integração do colaborador remotamente também é algo mais complexo, já que esse progresso pode levar até mesmo meses para ser concluído e você não está diariamente supervisionando essa evolução.

Por esse motivo, é preciso estar constantemente solicitando feedbacks do profissional para identificar as suas necessidades e saber se realmente ele está conseguindo se encaixar no sistema da organização.

Melhores práticas do onboarding remoto

O onboarding remoto para ser bem sucedido e alcançar os resultados esperados precisar ser bem estruturado e executado.

Não existe uma regra a ser seguida e esse processo pode e deve ser adaptado para a realidade de cada instituição.

Entretanto, existem algumas práticas essenciais que podem ser utilizadas por todas as organizações.

Confira a seguir quais são elas:

1. Suporte e logística: É preciso que a empresa garanta que o novo contratado tenha acesso a todas as ferramentas necessárias para assegurar a plena execução das atividades. Em alguns casos, isso pode significar o envio de equipamentos como computadores, cadeiras, microfone e câmeras, por exemplo.
2. Prepare a equipe: Deixar os demais funcionários cientes do ingresso de um novo membro na equipe é muito importante para que ele não seja recebido com ‘surpresa’ e desconfiança ao invés de receptividade.
3. E-mail de boas-vindas: Elabore uma mensagem receptiva com todas as informações necessárias para o início das atividades e entre em contato para confirmar o recebimento do e-mail.
4. Disponibilize um mentor: Designar outro membro da equipe para auxiliar o colaborador durante o processo de integração é fundamental para que ele se sinta acolhido e parte do grupo. Desse modo, o novo profissional terá uma referência sempre disponível para o esclarecimento de dúvidas.
5. Acompanhamento: É muito importante manter a assistência ao funcionário por um período até que o processo de integração esteja concluído. Reserve um tempo para verificar como está o progresso dele e adequação a cultura da empresa, avalie o relacionamento dele com a equipe, pergunte como estão os seus sentimentos e ajuste o que for necessário.

Quais erros devem ser evitados

Integrar um novo colaborador não é uma tarefa simples nem mesmo presencialmente, por isso o onboarding remoto pode ser ainda mais desafiador.

Desse modo, é possível que alguns erros sejam cometidos. Listaremos abaixo os mais comuns para que você fique atento e evite que eles aconteçam.

• Deixar o colaborador sozinho: Passar diversas tarefas para o profissional e depois deixar que ele tente se organizar sozinho não é uma boa prática. Provavelmente ele ainda terá muitas dúvidas no decorrer das atividades, portanto esteja sempre presente ou intitule alguém para prestar o suporte necessário durante essa fase.
• Não solicitar feedback: Supor que tudo está bem e esquecer de questionar o colaborador não é o correto a se fazer. Para saber se a integração do funcionário está ocorrendo como o esperado é preciso perguntar ao colaborador e solicitar um feedback.
• Passar todas as informações no primeiro dia: Sobrecarregar o novo funcionário com muitas informações não é eficaz, isso porque provavelmente ele vai esquecer da maioria delas e se sentir sufocado com tanta explicação. Por isso faça um planejamento e vá ensinando o colaborador aos poucos, para que ele possa absorver melhor o que é transmitido.
• Exigir resultados imediatos: Um erro bastante comum no onboarding remoto e presencial é pressionar um novo contratado a entregar resultados nos primeiros dias de trabalho. É preciso dar um tempo e esperar que o profissional se adapte ao novo ambiente e sistemas antes de fazer cobranças.

Considerações finais

Como você pode ver, o onboarding remoto é um processo que demanda planejamento do mesmo modo que o presencial, já que ele possui suas particularidades.

Não se esqueça que um programa bem executado de inserção de profissionais pode trazer múltiplas vantagens para a empresa, como maior organização, envolvimento dos colaboradores e aumento da produtividade.

Depois de receber bem o colaborador, o passo seguinte é adotar medidas para a gestão de equipe para alta performance, descubra como.