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PDCA: descubra os benefícios dessa metodologia para sua empresa
O Controle Total da Qualidade, ou Total Quality Control, é um conceito criado nas indústrias com o objetivo de promover uma melhoria contínua em todos os processos. Uma das técnicas utilizadas com essa finalidade é o ciclo PDCA, o qual pode ser utilizado pelos mais diversos tipos e portes de empresas, sempre focando na melhoria contínua.
O que é o ciclo PDCA?
Se você chegou até aqui provavelmente seja porque já ouviu falar sobre PDCA, porém não sabe ao certo o que o termo significa. Como dissemos, essa ferramenta de gestão é aplicada visando o aumento dos resultados e performance de uma empresa. Para isso, atua a partir de quatro ações:
- planejar, ou seja, definir os objetivos de cada processo até chegar aos resultados desejados;
- executar, momento em que os planos devem ser colocados em prática e os colaboradores que participarão do ciclo PDCA treinados para tal;
- checar, ou analisar cada processo por meio de ferramentas apropriadas;
- agir, ou criar estratégias para combater as falhas detectadas no processo e maximizar a performance.
O objetivo do PDCA é compreender de que forma as falhas surgem e como devem ser solucionadas, focando na causa e não na consequência.
Além disso, o método de planejamento e análise de processos não deve ser realizado somente de uma vez, pois entender que o planejamento é dinâmico e, portanto, deve ser contínuo.
Quais as vantagens do ciclo PDCA?
Primeiramente podemos dizer que o ciclo PDCA, por ser um método contínuo e otimizado para análises do processo produtivo de uma empresa, traz mais confiabilidade e eficácia na execução de atividades.
Outro aspecto é a facilidade na utilização. Como comentamos, organizações de todos os portes podem se valer da ferramenta, a qual pode ser adaptada e personalizada segundo as necessidades.
Por se tratar de um ciclo contínuo, o planejamento está sempre presente. Isso permite que se antecipe cenários e respostas antes da tomada de decisão. Além disso, a partir de um plano os colaboradores se tornam mais engajados e alinhados ao que foi definido pela empresa.
Para ficar mais claro, vamos a um exemplo. Uma construtora que está construindo um condomínio precisa receber os materiais no canteiro de obras. Para isso, deve planejar o local para a armazenagem dos materiais, os horários de entrega e quem serão os fornecedores.
Ao utilizar o ciclo PDCA, a empresa deve levantar uma série de questões para antecipar situações, como restrições de entrada de caminhões, capacidade de armazenamento e possíveis atrasos de chegada de materiais. Isso permite criar estratégias antecipadas e tornar os processos mais assertivos e simplificados, além de transformar obstáculos em vantagens.
Outras vantagens são:
- não há necessidade de investimento;
- utilização simplificada;
- proporciona diferencial competitivo;
- aumenta a produtividade em função da detecção de falhas precocemente;
- promove otimização do tempo por conseguir avaliar em que processos esse é desperdiçado;
- possibilita a identificação de novas soluções e melhorias.
Como aplicar o ciclo PDCA na prática?
Depois de ler até aqui, você pôde comprovar que o ciclo PDCA pode ser bastante benéfico para uma organização que busca uma gestão sólida e baseada em dados. Quer saber como aplicar em sua empresa? Confira os passos a seguir:
1. Planejar
Falar em planejamento dentro um negócio é muito comum. Porém, muito mais do que planejar baseando-se em aspirações e desejos subjetivos, para utilizar o PDCA como método é preciso ir mais fundo.
Antes de definir as metas do negócio para o futuro é preciso fazer um diagnóstico completo de onde ele se encontra no momento. Para isso, devem ser avaliados os pontos fortes e fracos, as condições internas, as equipes, a infraestrutura, os ciclos de produção e também fatores externos como avaliação do público-alvo, do mercado e da concorrência.
Depois de avaliar exatamente como está a situação da empresa, os obstáculos e oportunidades, é o momento de traçar objetivos e metas alcançáveis, realistas, mas sem deixar de contar com uma certa dose de inovação e ousadia.
2. Executar
Após fazer elaborar o planejamento e definir os objetivos, é o momento de transformar ideias em ações concretas. Esse é o segundo ciclo PDCA, o da execução. Nessa etapa, é importante que todos os colaboradores estejam envolvidos e compreendam quais são as ações globais e individuais necessária para alcançar os resultados almejados.
Dessa forma se garante um melhor desempenho de profissionais e equipes, o que irá contribuir para a produtividade como um todo. Para garantir que as atividades estejam realmente alinhadas ao que foi definido é importante acompanhar as equipes de forma contínua, seja por meio de sistemas de gestão, relatórios ou reuniões periódicas.
3. Verificar
Seguindo a mesma linha em relação aos colaboradores, para que o ciclo PDCA seja um método realmente eficaz é essencial mensurar os resultados das ações por meio de métricas e indicadores. Cada ação, inclusive, deve ser acompanhada por um métrica voltada à área, como as de marketing e vendas, para depois serem reunidas para a verificação global dos resultados.
4. Agir de maneira corretiva
O quarto passo do ciclo PDCA tem o objetivo de comparar os dados levantados durante a execução e a verificação com as metas e objetivos traçados anteriormente para saber se elas são equivalentes.
Em caso de não serem, a organização deve localizar os erros cometidos no passos anteriores, fazer um levantamento dos aspectos que prejudicaram os resultados e realizar a sua correção. Ao contrário, se as metas se concretizaram acima das expectativas, a empresa conhecerá os fatores que levaram ao sucesso para otimizá-los ainda mais.
Como dissemos, isso deve ser feita de forma contínua, já que as ações devem ser cíclicas e não repetitivas para que os resultados sejam diferentes.
Que tal colocar o ciclo PDCA em prática na sua empresa agora mesmo? Lembre-se que a implantação de processos de melhorias depende de colaboradores, por isso, entenda quais são pilares essenciais de gestão de pessoas.
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Método simples e de fácil aplicação. Pode ser utilizado em inúmeras situações trazendo resultado totalmente palatáveis, desde que aplicado com organização e disciplina, pois trata-se de um processo cíclico que visa sempre a melhoria contínua.