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Gestão de Processos Organizacionais: importância e benefícios
A gestão de processos organizacionais busca aumentar o nível de desempenho e resultados das empresas por meio da identificação, documentação, análise e monitoramento de todos os processos que envolvem o negócio.
Para que uma empresa tenha resultados crescentes e se torne sólida no mercado é necessário atenção às atividades e processos dos quais dependem o alcance de metas e resultados. A gestão de processos organizacionais vem justamente de encontro a isso.
Ela busca promover melhorias contínuas por meio da identificação, documentação, análise e monitoramento dos processos que envolvem uma empresa.
Para que fique mais claro, os processos podem ser entendidos como as diversas atividades rotineiras que acontecem dentro de uma organização e que, de forma integrada, contribuem para a conquista de objetivos.
A gestão de processos tem como finalidade:
- sistematizar atividades por meio da implementação de rotinas;
- facilitar o entendimento e o relacionamento entre colaboradores;
- facilitar o planejamento e avaliação dos processos das empresa;
- desenvolver e difundir metodologias e boas práticas e possibilitar a implantação de melhorias contínuas.
Quais os benefícios da gestão de processos organizacionais?
Pelo que mostramos até aqui, muito provavelmente você esteja ciente sobre a importância da gestão de processos para o bom andamento de atividades e alcance de metas e resultados.
Veja a seguir alguns dos benefícios de implantar a metodologia na prática:
- aumento no nível de satisfação de colaboradores, clientes, parceiros e investidores;
- flexibilização e ajuste dos processos relacionados à mudanças internas e externas;
- redução de ciclo de duração dos processos;
- diminuição de custos;
- melhor aproveitamento do tempo;
- otimização do planejamento de estratégias e ações e da atribuição de responsabilidades;
- racionalização do uso de materiais e dos recursos humanos;
- mais integração entre áreas;
- rapidez na tomada de decisão;
- mais qualidade nos produtos ou serviços;
- melhorias contínuas.
Como implantar a gestão de processos na prática?
Primeiramente, é importante que você saiba que, assim como qualquer mudança que ocorre em uma empresa, a gestão de processos organizacionais também deve ser feita de forma gradual para que haja uma adaptação com assertividade.
Veja agora alguns passos que não devem ficar fora da estratégia:
Elabore um Mapa Geral de Processos
Esse deve ser o primeiro passo para as empresas que pretendem incluir a gestão de processos em sua rotina.
Isso porque é necessário conhecer em detalhes como acontecem as atividades e os fatores que as envolvem para assim para se estabelecer uma gestão eficiente e eficaz.
O Mapa Geral de Processos permite a definição de padrões e a observação de todo o potencial e atributos dos processos da empresa, definindo custos ou dimensionando o número necessário de colaboradores para cada um deles, por exemplo.
Defina indicadores de desempenho
Uma das principais funções de um gestor de processos é controlar. E como fazer isso se não houver indicadores que demonstrem o sucesso ou fracasso das atividades? Portanto, o segundo passo é definir indicadores de desempenho para assim realizar um monitoramento contínuo das atividades.
Avaliar as quatro oportunidades de melhoria
Um outro foco da gestão de processos organizacionais é promover a otimização no desempenho da empresa. Há quatro oportunidades de melhorias que aparecem quando se faz o mapeamento e análise de informações: automatizar, incrementar, eliminar e simplificar.
Nos dois primeiros casos o objetivo é a melhoria contínua e nos dois últimos promover a simplificação de atividades ou até mesmo a sua eliminação.
Promover treinamentos e investir na comunicação interna
Para que a gestão de processos organizacionais seja realmente eficiente, é preciso que a empresa adote uma nova postura em vários aspectos.
E, para tanto, não basta somente os gestores que controlam e revisam as práticas, nesse caso é necessário o envolvimento de todos os colaboradores por meio de treinamentos e comunicação interna. Isso fará com que compreendam a importância de desenvolver as atividades de acordo com o que foi definido após o mapeamento.
Utilize ferramentas de gestão
Há diversas ferramentas que podem ser utilizadas com o intuito de contribuir para a gestão de processos. Entre elas estão:
- Ciclo PDCA, que atua por meio das etapas “planejar”, “fazer”, “checar” e “agir” e visa a qualidade e eficácia dos processos;
- Checklists, os quais podem ser feitos por meio de planilhas simples e ajudam na organização dos dados coletados e em sua padronização;
- Plataformas colaborativas, que permitem distribuir tarefas para as equipes de forma com que atuem em conjunto, além de haver uma visão panorâmica do andamentos das atividades, permitindo que sejam acompanhadas até mesmo em tempo real;
- Análise SWOT, conjunto de indicadores (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) que permitem analisar e criar ações para inúmeros processos.
Apesar de demandar algum esforço e recursos, como no caso da contratação de profissionais especializados, por exemplo, a gestão de processos organizacionais é fundamental para organizações que visem um aumento crescente em seus resultados.
Os processos organizacionais aumenta a chance do crescimento positivo da empresa, e promove sua otimização, mas tem outros fatores que auxiliam também, como está o reconhecimento da sua marca diante dos seus consumidores e parceiros? Veja exemplos de missão, visão e valores de algumas empresas famosas e como elas fizeram para chegar ao sucesso.
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Identificar, mapear e documentar os processos de uma empresa, permite ao empresário ter o conhecimento amplo do seu negócio, podendo tomar decisões com mais assertividade. Fazer a gestão dos processos é outro ponto que deve ser enfatizado, pois, caso não haja um gerenciamento efetivo e comprometido, poderá se gerar alguns desconfortos.